Meeting NOÉ INTERREG III C (16 mars 2007 - Athènes, Grèce)

ORDRE DU JOUR :

 9h00 : Accueil des participants au Comité de suivi technique
 9h30 : Séance d’information « Organisation et documents spécifiques »
 10h30 : Pause café
 11h00 : Séance d’information « Gestion Administrative »
 12h00 : Pause déjeuner
 13h30 : Séance d’information « Finance & Certification » par Jean-Louis VALLS
 14h30 : Pause café
 15h00 : Évaluation : 1er compte-rendu par June TABOROFF
 16h00 : Discussion technique « Échéances, calendrier, communication NOÉ, etc. »
 16h30 : Période de questions
 17h00 : Clôture

COMPTE-RENDU

I - ÉVALUATION (Intervenant : Mme June Taboroff)

Mme Taboroff a ouvert le meeting en soulignant l’importance de l’opportunité qui s’annonce pour les opérateurs souhaitant continuer l’expérience des sous-projets dans le cadre du prochain INTERREG IV C. Ensuite, elle a évoqué la grille des points les plus importants utilisés pour une évaluation correcte de l’action de chaque sous-projet.

I.1 - Gestion et suivi de projet (“project management”)

Mme Taboroff précise que l’évaluation correspond avant tout à une réponse à un certain nombre de questions telles que :
 En vue de la gestion du sous-projet, un bon groupe de travail, de bonnes ressources humaines ainsi qu’un véritable savoir-faire ont-ils été véritablement mis en place ?
 Y a-t-il eu le sentiment de ne pas avoir les moyens les mieux adaptés pour la coordination et la gestion des aspects administratifs ?
 Est-ce que les échanges et les relations entre les opérateurs se sont véritablement déroulés au mieux ? Même questionnement pour les relations entre les opérateurs et le chef de file.

Pour résumé : qu’est-ce qui a fonctionné et qu’est-ce qui n’a pas fonctionné.

I.2 - Coopération et coordination

Le même discours est valable pour les aspects liés à la coopération et la coordination, dans la mesure où l’efficacité du travail en commun et de la participation de tous les opérateurs (en cohérence avec le calendrier des actions) rend plus sûre l’atteinte des objectifs fixés.

I.3 - Information sur l’avancement et les résultats

Quel type de système d’information concernant l’avancement du sous-projet a été mis en place ? Quel type de stratégie a été utilisée pour partager les résultats avec les bénéficiaires potentiels (municipalités, décideurs publics, porteurs d’intérêt en général).

I.4 - Suivi

Certains opérateurs vont être sujets à un audit, il est donc important d’avoir créé une base de documents qui puisse présenter tout l’historique du projet et de son suivi (“project memory”). De la même manière, la question qui doit être posée est la suivante : est-ce que le monitorage du projet en termes de dépenses effectuées, en cohérence avec les actions, s’est bien déroulé ?

I.5 - Résultats

Les résultats doivent d’abord être compris en termes d’atteinte des objectifs fixés au préalable, ce qui implique une évaluation sous-jacente concernant le bon choix des indicateurs. En outre, les résultats doivent être évalués en termes de qualité du travail, de coordinations des équipes et des groupes de travail, de bons référents, de l’efficacité des échanges d’expérience et de bonnes pratiques.

I.6 - Acquis de l’expérience (“lessons learned”)

Quels sont les leçons qui ont pu être tirées de l’intégralité de cette expérience ? Les bonnes expériences et les bonnes pratiques ont-elles véritablement été échangées ? Y a-t-il eu une sensation partagée que les opérateurs aient utilisé le savoir-faire des autres ?

Cette première session de travail ouvre la possibilité à tous les représentants des sous-projets de fournir leurs impressions et leurs remarques au sujet de l’évaluation effectuée jusqu’à aujourd’hui.

I.7 - Intervention de Stefano OGLIANI

En qualité de représentant de CARTODATA, Stefano OGLIANI évoque les aspects qu’il considère positifs et/ou à améliorer, en termes de coopération et de coordination du sous-projet, cela à partir des deux principaux points de vue, administratif et technique.

-> Niveau technique :

Même si Stefano ne s’occupe pas directement du contenu technique du sous-projet, il a pu personnellement et directement constater l’efficacité du travail en commun et de l’intégration des spécialistes appartenant à chaque opérateur. La vitrine principale de l’avancement de ce travail et de ses résultats est le site web NOÉ-CARTODATA. En effet, ce site a été évoqué par Stefano comme étant en lui-même un des succès de l’action CARTODATA.

Si parfois le travail au sein du sous-projet a été difficile, cela a été plutôt enregistré durant la période du 1er semestre. Au cours de son avancement, c’est surtout à cause de certaines contraintes administratives que le bon déroulement du travail technique a parfois été partiellement influencé (ex : absence des représentants de la Câmara Municipal do Porto lors du dernier atelier de Sophia-Antipolis).

-> Niveau administratif :

Trois principaux aspects ont été soulignés.

 Difficulté pour repérer les bons référents : pour chaque opérateur et selon les tâches à gérer. Une attention particulière à ce propos sera nécessaire lors d’une éventuelle mise en place d’un partenariat pour la programmation 2007-2013.

 Kit de reporting pour les opérateurs italiens : nonobstant les remarques faites par le CÉPAM à ce sujet, il s’est avéré que les modèles français (transmis par le chef de file PACA et, de fait, officiels) et celui du “kit di rendicontazione” italien (transmis par KPMG) ne correspondaient toujours pas au moment de la préparation du rendu du 2ème rapport semestriel.

 Retard dans le rendu des rapports semestriels de chaque opérateurs : compte tenu des délais fixés par PACA pour le rendu du rapport global du sous-projet, ainsi que du temps nécessaire pour le rédiger, le CÉPAM a fixé à plusieurs reprises d’autres délais pour la réception des rapports de chaque opérateur. Ces délais ont été rarement respectés.

I.8 - Informations diverses

Marie-José Bernard rappelle la date du 20 avril 2007 pour le dépôt du rapport intermédiaire (avant celui de clôture), rapport que tous les opérateurs devront rendre. Cela ne nécessite pas de rendre un rapport semestriel global pour chaque sous-projet.

Un rappel concernant le meeting de clôture du projet NOÉ et de ses sous-projets, prévu à Marseille à la mi-juillet. L’évaluation des résultats obtenus lors de ces premières expériences inter-partenariales sont aussi une manière de comprendre comment préfigurer et préparer l’action éventuelle des réseaux déjà expérimentés, et cela dans le cadre de la prochaine programmation INTERREG IV C de 2007-2013. M. Valls souligne le fait que seuls les projets et les partenariats qui se sont montrés performants auront de véritables chances d’obtenir de nouveaux financements.

Ensuite, chaque représentant des sous-projets a été appelé une deuxième fois à exposer de manière succincte son avis sur le travail mené, aux niveaux technique et administratif (voir compte rendu de Marie-José Bernard pour le résumé des interventions).

II. GESTION ADMINISTRATIVE (Intervenants : Marie-José Bernard et Jean-Louis Valls)

Dans cette deuxième partie du meeting, Marie-José Bernard et M. Valls ont présenté les aspects administratifs à retenir concernant la période d’avant clôture des sous-projets. Les contenus de ces éléments sont résumés dans les présentations Powerpoint qui seront envoyés par e-mail par Marie-José suite au meeting. Les éléments évoqués sont :

II.1 - Modification budgétaire

Procédure pour la mettre en place (même si toute modification et fortement déconseillée par Marie-José). Il existe un risque réel de non-certification et par conséquent de perte de crédits.

II.2 - Audit

Audit de 2ème niveau (art. 10 du Règlement CE 438/2001). En ce qui concerne le sous-projet CARTODATA, les 2 institutions qui seront inspectés seront le CÉPAM-CNRS et l’Università degli Studi del Molise. Une lettre d’information sera adressée dans les prochaines semaines aux opérateurs inspectés.

M. Valls suggère que, pour les instances prochainement inspectées, il est fortement conseillé d’aller consulter le site INTERREG IIIC pour télécharger les règlements communautaires de référence de manière à s’assurer qu’ils ont été respectés (notamment les aspects concernant : protection de l’environnement et égalité des chances, respect des procédures des marchés publics, information et publicité).

Ernst & Young (cabinet de conseil en charge de l’audit de 2ème niveau) remettra les rapports d’audits à la fin du mois de juillet 2007. Le cas échéant, suite aux observations du cabinet, l’instance contrôlée devra suivre les indications données de manière à mettre en règle ses engagements vis-à-vis du chef de file PACA et des instances européennes du programme.

II.3 - Délais d’éligibilité des dépenses

Les dépenses doivent être engagées avant la clôture des sous-projets (31 juillet 2007), ensuite le certificateur aura la tâche de certifier ces dépenses dans le mois (ou les mois) qui suit la fin des sous-projets.

II.4 - Certification

Un rappel de la procédure de certification de premier niveau et des pièces à fournir a été fait (copies de factures visées au commissaire aux comptes ou équivalent, tableau récapitulatif des dépenses, rapport d’activité, demande de remboursement). Le schéma de certification et le parcours de la demande de remboursement sont enfin montrés.